structuur in je werk

Eerder schreef ik over structuur in huis.
Maar ook op mijn werk had ik behoefte aan een duidelijker structuur.

Mijn werkzaamheden zijn wat veranderd waardoor ik meer mijn tijd zelf kan inplannen.
hiervoor had ik ook al een structuur in gedachten alleen deze blijkt niet te werken.

Voor de activiteit waar ik een half uur had staan bleek ik minimaal drie kwartier tot een uur nodig te hebben. In plaats van dat ik alsnog aan de volgende activiteit begon, ging ik andere karweitjes doen.
Blijkbaar beschouwde ik de rest van de tijd als verloren tijd.
Dit heb ik dan ook als eerste bijgesteld.

Verder werd ik vaak voor kleine dingen gestoord tijdens de activiteit.
Nu geef ik aan de receptie door dat ik in dat uur alleen voor dringende zaken bereikbaar ben. (niet dat ik zo vaak wordt gebeld maar toch..)

Over de mail doe ik veel minder lang dan eerst.
's Morgens scan ik de mail op taken die moeten gebeuren en die schrijf ik direct op mijn actielijst.
Zaken die kunnen wachten (bv een vrijwilliger die de vakantie doorgeeft voor over een paar weken) markeer ik (in dit geval met de kleur die ik voor de taak 'vrijwilligers' heb) en bekijk ik op het moment dat die taak in mijn agenda staat.
Zo raak je geen tijd kwijt aan dingen die geen prioriteit hebben.
Via mijn actielijst komen taken die wel via de mail afgehandeld moeten worden toch aan bod maar pas op de tijd als ik ze heb ingepland.

via Pinterest kwam ik op streetsahead.nl (geen connectie mee)
ik vond er veel bruikbare tips.
o.a. over de pomodorotechniek las ik hier.

Dat het effect heeft heb ik al gemerkt.
Mijn dagelijkse takenlijst van extra dingen naast mijn activiteiten is vaak voor de middag al weer klaar en laatst had ik zelfs een uur ongeplande tijd over. Ik had zelfs even het gevoel dat ik me verveelde :).
Maar dat doe je je nooit als je met mensen werkt want voor je het weet komt er weer iemand wat aan je vragen. Maar mijn bureau begint al weer wat meer zichtbaar te worden na alle bergen niet opgeruimde zaken.

Heb jij speciale manieren om je werk zo efficiënt mogelijk te doen en niet te veel tijd aan sociale media kwijt te raken?